Toutes les entreprises TPE ou PME ne maîtrisent pas entièrement le règlement général sur la protection des données (RGPD). Certaines obligations de cette réglementation sont toutefois inscrites au code du travail et sont déjà bien connues.
La commission nationale informatique des libertés (Cnil) a publié un guide pour accompagner les entreprises dans la conformité de leur processus de recrutement au RGPD. Le traitement des données personnelles est le même pour les salariés que pour les clients mais également pour les candidats en phase de recrutement.
Quelles sont les données que l’on peut collecter en phase de recrutement ?
Toutes les données d’un candidat ne peuvent pas être collectées. Seules des informations en lien avec le futur poste du candidat et ses capacités à l’occuper peuvent être demandées. En revanche d’autres informations comme le nombre d’enfants, ses éventuels projets de grossesses ou encore le statut marital ne peuvent pas être demandés.
Toutes les informations personnelles recueillies par les entreprises doivent être traitées en toute connaissance de cause pour les candidats. Par exemple en répondant à une obligation légale, en signant un contrat ou sur le consentement de la personne.
Pour résumé, tous les candidats doivent connaitre les informations personnelles détenues par l’entreprise. Ils disposent par ailleurs de droits comme l’accès aux informations, le droit de les modifier et de les supprimer.
Combien de temps garder les informations personnelles ?
Les informations personnelles récupérées lors de la phase de recrutement ne peuvent être gardées de manière indéfinie. La durée de conservation est ainsi encadrée et l’entreprise doit établir des règles sur la conservation des informations.
L’entreprise doit également définir quelles sont les personnes qui auront le droit d’avoir accès aux informations des candidats. Notamment les salariés qui travaillent sur le processus de recrutement.
Il existe également des outils ou techniques spécifiques tels que des logiciels de tri des candidatures ou de recueil d’informations sur les réseaux sociaux. Si une entreprise utilise un de ces outils, elle doit, au préalable, prévenir les candidats. Le guide de la CNIL aborde ce sujet et notamment le risque de fuites d’informations sur ces outils.
14/03/2023 - LE MAG EXPERTS ET DÉCIDEURS